Propojení PrestaShop s Pohodou: od stahování faktur po plnou synchronizaci
Stručná odpověď: PrestaShop se s Pohodou propojuje přes její mServer a XML — automatizuje se tím přenos objednávek, faktur, skladových zásob i katalogu a cen. Propojení má několik úrovní: od částečného řešení (například jen stahování faktur nebo dávkový export objednávek) až po komplexní obousměrnou synchronizaci. Úroveň volíte podle objemu objednávek a toho, kolik ruční práce chcete odstranit.
Účetnictví Pohoda a PrestaShop eshop spolu mohou skvěle spolupracovat — když jsou propojené. Bez propojení se objednávky přepisují do účetnictví ručně, faktury se vystavují jedna po druhé a skladové zásoby se mezi prodejnou a eshopem rozchází. Dobrá zpráva je, že propojení nemusí být hned velký projekt: dá se začít jednoduchým stahováním faktur a postupně ho rozšiřovat až na plnou synchronizaci. Tento článek srozumitelně vysvětlí, co vše lze udělat a jak si vybrat správnou úroveň.
Proč propojit eshop s Pohodou
Ruční přepisování dat mezi eshopem a účetnictvím je pomalé, zdlouhavé a chybové. Propojení tyto kroky zautomatizuje a přináší tři hlavní výhody:
- Šetří čas. Objednávky, faktury i sklad se přenášejí samy — bez hodin ručního přepisování.
- Odstraňuje chyby. Žádné překlepy v ceně, množství či adrese, které vznikají při ručním zadávání.
- Udržuje pořádek. Sklad, ceny a doklady jsou na jednom místě a vzájemně si sedí.
Čím více objednávek denně zpracujete, tím větší část dne vám propojení vrátí zpět.
Jak propojení technicky funguje
Pohoda má zabudovaný malý server nazývaný mServer, který si s eshopem vyměňuje data ve formátu XML (standardní způsob, jakým si dva systémy posílají informace). Zjednodušeně: eshop pošle Pohodě „tady je nová objednávka" a Pohoda odpoví „mám ji, tady je faktura a aktuální stav skladu".
Aby to fungovalo, jsou potřebné dvě věci:
- Pohoda dostupná online — typicky umístěná v cloudu s povoleným externím přístupem.
- Nastavené propojení (most) mezi Pohodou a eshopem, které se jednou nakonfiguruje.
Přenos může probíhat průběžně (téměř v reálném čase) nebo dávkově (například každou hodinu), podle objemu objednávek. Realizaci této API integrace obvykle řeší specializovaný modul nebo řešení na míru.
Úrovně propojení — od částečného po komplexní
Propojení není „vše nebo nic". Dá se nasazovat po vrstvách — začnete tím, co vás nejvíce trápí, a postupně rozšiřujete.
Částečné řešení
Nejjednodušší a nejlevnější vstup. Typicky jde o jednosměrný nebo dávkový přenos — například export objednávek z eshopu do souboru, který se naimportuje do Pohody, nebo ručně spouštěná synchronizace jednou denně. Hodí se pro menší eshopy s nižším počtem objednávek, kde stačí odstranit největší část ruční práce.
Stahování a synchronizace faktur
Velmi častý první krok. Faktura se vystaví v Pohodě a propojení ji automaticky stáhne zpět do eshopu, připojí k objednávce a může ji rovnou odeslat zákazníkovi. Odpadá vystavování a posílání faktur ručně — při desítkách objednávek denně obrovská úspora času.
Synchronizace katalogu a skladu
Pokročilejší úroveň, kde se produkty, ceny a stavy skladu spravují v Pohodě a automaticky se promítají do eshopu (nebo naopak). Sklad tak zůstává jednotný napříč prodejnou i eshopem — když se zboží prodá kdekoliv, množství se nerozchází a nehrozí prodej toho, co už není na skladě.
Komplexní obousměrné řešení
Plná automatizace. Objednávky, faktury, sklad, ceny, katalog i zákazníci se synchronizují obousměrně a průběžně, s ošetřením výjimek a logováním. Eshop a účetnictví fungují jako jeden celek prakticky bez ručních zásahů. Vhodné pro eshopy s vyšším objemem objednávek, kde se každá ruční operace násobí.
| Úroveň | Co zahrnuje | Pro koho |
|---|---|---|
| Částečné | dávkový export objednávek / faktur | menší eshopy |
| Faktury | automatické stahování faktur | většina eshopů |
| Katalog a sklad | synchronizace produktů, cen, zásob | eshopy s prodejnou |
| Komplexní | plná obousměrná synchronizace | vyšší objem objednávek |
Co vše lze synchronizovat
Přes mServer a XML lze mezi PrestaShopem a Pohodou přenášet prakticky cokoliv, co obsahuje doklad nebo skladová karta:
- Objednávky z eshopu do Pohody
- Faktury a doklady z Pohody do eshopu
- Skladové zásoby (množství na skladě) obousměrně
- Ceny a cenové hladiny
- Produkty a katalog (produktové karty, kódy, kategorie)
- Zákazníci a partneři
- Pohyby na skladě, dobropisy a další doklady
Co z toho a jakým směrem budete synchronizovat, se nastaví podle vašich procesů — není třeba zapínat vše najednou.
Na co si dát pozor
Většina komplikací má stejné příčiny — a dobrá integrace je umí ošetřit předem:
- Jednotné označování produktů. Nejčastější zdroj problémů jsou různé kódy v eshopu a v Pohodě. Produkty je třeba správně namapovat, aby se párovaly spolehlivě.
- DPH a zaokrouhlování. Rozdílné nastavení sazeb a zaokrouhlování může způsobit nesedění částek. Je třeba ho sjednotit a otestovat.
- Ošetření výjimek. Co se stane, když se produkt nenajde nebo Pohoda není dostupná? Kvalitní řešení situaci zachytí, zaloguje a neshodí provoz.
- Dostupnost Pohody. mServer vyžaduje, aby byla Pohoda online a správně nakonfigurována.
Kterou úroveň zvolit
Nemusíte se rozhodnout hned pro vše. Praktický postup:
- Začněte tam, kde máte nejvíce ruční práce — u většiny eshopů je to vystavování a posílání faktur.
- Přidejte synchronizaci skladu, když prodáváte i na prodejně nebo přes více kanálů.
- Přejděte na komplexní řešení, až objem objednávek naroste natolik, že se každá ruční operace vyplatí zautomatizovat.
Zda půjdete cestou hotového konektoru nebo řešení na míru, závisí na tom, jak specifické jsou vaše procesy — rozdíly jsme rozebrali v článku kdy se vyplatí modul na míru a kdy hotové řešení. S návrhem i realizací propojení vám pomohou naši specialisté na integrace — od jednoduchého stahování faktur až po plnou synchronizaci na míru vašim procesům.